契約自由の原則
事業活動における取引条件の合意は、法的には「契約」といいます。契約内容は、社会秩序や経済政策に反しない限り自由に決めることができます（契約自由の原則）。民法などの関連法規は、当事者間で合意がなかった場合に補充的に適用されるものです。そのため、法律の規定より有利な条件で合意すれば、契約によって法律の適用を免れることができます。
口頭での合意でも契約は成立するが…
原則として、契約は口頭での合意でも成立します。最近では、インターネットを介したデータ交信で取引条件を交渉し、最終的に合意する旨の連絡をもって取引を始めるケースもあります。通常は、商品やサービスの内容、価格、納期、納品場所について合意すれば問題は生じません。
予期せぬ事態に備えて文書で合意を残す
しかし、正常な取引だけを想定して始めた場合、予期しなかった事情や環境変化により取引が進められなくなることがあります。そうした事態への対応が事前に決まっていないと、一般法に従って対応を検討することになります。しかし、契約自由の原則のもとでは法律に細かい規定がなく、当事者間の合理的な意思解釈によって判断されるため、双方が納得する結論にならない場合も少なくありません。
一般的な法規制と異なる扱いを求めるには、合意があったことを証明する必要があります。自社に有利な合意を取り交わし、いざという時にその合意を証明する証拠として、契約文書を作成しておくことが重要です。